Gestão da clínica veterinária: 10 dicas importantes

maio 20, 2024
Mulher e homem veterinário que estão debatendo sobre a gestão da clínica veterinária.

Se você deseja que seu negócio prospere, precisa ter uma gestão da clínica veterinária eficiente, mas, para isso, o gestor precisa de algumas habilidades técnicas, além de adquirir conhecimentos administrativos específicos.

No entanto, também é necessário conhecer a legislação vigente, assim como ferramentas de gestão, tanto para obedecer as normas quanto para otimizar a gestão e resolver os obstáculos que aparecem no cotidiano.

Assim, você pode oferecer um atendimento personalizado, com serviços de alta qualidade para seus clientes. 

Neste texto, você vai conferir 10 dicas importantes para gerir o seu negócio com mais confiança e controle.

Boa leitura!

Dicas para lidar com os desafios na gestão da clínica veterinária

Como ter uma boa gestão da clínica veterinária?
-Aprenda a lidar com clientes inadimplentes e ofereça vantagens para a realização de pagamentos em dia.
-Informe sobre as políticas de cancelamento e utilize softwares de agendamentos para enviar mensagens automáticas de confirmação.
-Considere todas as despesas gerais e individuais de cada serviço para saber como precificá-los.
-Defina um planejamento estratégico, com objetivos, metas e planos de emergência.
-Invista em um software específico para facilitar o controle de agendamentos, prontuários, faturamento e automatização de processos.
-Realize inventários periódicos, estabeleça um sistema de reposição e monitore a validade dos produtos com um  controle de estoque eficiente.
-Invista na gestão de recursos humanos, promovendo a comunicação entre os colaboradores e o desenvolvimento profissional.
-Ofereça treinamentos regulares para alinhar a equipe com os processos da clínica e as melhores práticas do mercado.
-Mantenha-se atualizado sobre as normas e regulamentações do setor veterinário.
-Invista em equipamentos de qualidade e siga as recomendações de manutenção e higienização.

1- Clientes inadimplentes

O primeiro deles é a inadimplência dos clientes. Esse tipo de situação costuma acontecer mais com clínicas que oferecem serviços de assinatura, já que eles não são cobrados após a utilização, mas sim em uma data específica do mês.

Por esse motivo, podem esquecer de pagar as mensalidades, caso o pagamento seja no boleto, cancelar o cartão de crédito ou débito e não informar a clínica ou ainda não ter condições financeiras de quitar o débito.

Mas a inadimplência também pode ocorrer com clínicas que oferecem seus serviços de forma tradicional. Os clientes podem recorrer ao atendimento, para cuidar do seu pet, mesmo com a consciência de que não é possível arcar com os custos.

De qualquer forma, esse cenário é ruim para o negócio, porque impacta o fluxo de caixa e o pagamento das despesas da própria clínica.

Então, para conseguir diminuir a taxa de inadimplência, você pode adotar algumas medidas, como:

  • Realizar acordos para os pagamentos em atraso, com preços especiais e prazos maiores;
  • Oferecer descontos ou benefícios para os clientes que não atrasarem os pagamentos;
  • Utilizar aplicativos de notificação ou disparos de mensagem, para lembrar os clientes sobre os prazos de pagamento, seja antes do atraso ou após a renegociação.

Lembre-se que, mesmo nas situações de inadimplência, você precisa ser cordial com os clientes e oferecer uma experiência mais agradável. Dessa forma, tem mais chances de controlar a situação e fidelizá-los.

Aliás, é muito importante manter a ética com clientes inadimplentes, evitando expô-los ou cobrá-los de maneira agressiva, para não gerar atritos. Também não deve realizar cobranças em locais públicos ou dentro do horário comercial.

Leia mais sobre: O que precisa para um consultório veterinário?

2- Desmarcação de consultas

Outra situação que você deve se preparar é para a desmarcação de consultas, que atrapalham a gestão da clínica veterinária porque interfere na preparação de materiais, na mobilidade da equipe, entre outros fatores.

Mas apesar de ser incontrolável, pode ser reduzida. Antes de efetivar os agendamentos, a atendente ou recepcionista deve informar aos clientes sobre as práticas de cancelamento ou reagendamento. 

Eles devem ser realizados com no mínimo 3 dias de antecedência. Dessa forma, é possível reorganizar a agenda, encaixando novos clientes nos horários vagos e, assim, evitar prejuízos.

Além disso, a clínica pode contar com um software de gestão para agendamentos, que dispara mensagens automáticas de confirmação para os clientes. Então, além de lembrá-los de seus compromissos, o processo de remarcação fica mais organizado.

3- Precificação inadequada de serviços

Por fim, é muito comum que novos gestores tenham dificuldade em precificar seus serviços corretamente. Afinal, é necessário que o preço cubra os custos, mas também seja compatível com seu público.

Ao mesmo tempo, a clínica deve mostrar o valor dos seus serviços, que está mais relacionado com a experiência e a qualidade do atendimento.

Então, para precificar corretamente o trabalho da clínica, você pode fazer uma pesquisa de mercado para entender a média de preços dos concorrentes.

Depois disso, deve anotar todas as despesas gerais para manter a clínica, como conta de luz, água, limpeza, entre outros, que deve ser considerada na precificação de todos os serviços.

Você também deve separar os custos envolvidos com cada serviço de forma individual. 

Por exemplo, para a cirurgia, qual é o custo de manter um médico veterinário especializado em Cirurgia Geral, reposição de luvas, máscaras e aventais, compra de anestesias, medicamentos e gases, manutenção de equipamentos veterinários, acessórios, instrumentos, entre outros?

Além disso, é importante lembrar que o lucro das atividades deve cobrir o investimento inicial que foi utilizado para a abrir a clínica veterinária.

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Dicas para ter uma boa gestão na clínica veterinária

É possível ter uma gestão eficaz na sua clínica veterinária, garantindo o sucesso do negócio e a satisfação dos clientes e colaboradores, ao estruturar setores ou processos, que facilitam todas as etapas do trabalho.

Lembre-se de sempre ficar atento às tendências do mercado, para se manter competitivo no mercado e reter os seus clientes.

Enfim, confira as dicas para garantir o sucesso do seu negócio.

4- Planejamento estratégico

Ter um planejamento estratégico bem definido é essencial para guiar a empresa em qualquer tipo de cenário, tanto positivos quanto negativos. 

Para isso, é necessário estabelecer os objetivos e as metas, identificar oportunidades de crescimento, analisar a concorrência e definir as estratégias necessárias para colocar o plano em prática.

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5- Software de gestão para clínicas veterinárias

Investir em um software de gestão específico para clínicas veterinárias pode facilitar o controle de agendamentos, prontuários dos animais, faturamento, entre outras atividades do dia a dia. 

Além disso, a automatização de processos contribui para a eficiência e organização do negócio, porque ele permite otimizar processos, melhorar a comunicação com o cliente e até metrificar os resultados da clínica.

6- Controle de estoque

Manter um controle eficiente do estoque é fundamental para evitar desperdícios e garantir que os produtos e medicamentos necessários estejam sempre disponíveis quando necessário. 

Realizar inventários periódicos, estabelecer um sistema de reposição e monitorar a validade dos produtos são práticas importantes para uma boa gestão.

7- Gestão de pessoas

Uma equipe eficiente e preparada é um dos pilares de uma clínica veterinária de sucesso. Por isso, é essencial investir na gestão de pessoas e estruturar um setor de recursos humanos.

Isso inclui estabelecer um bom ambiente de trabalho, promover a comunicação entre os colaboradores, oferecer feedbacks construtivos e incentivar o desenvolvimento profissional.

8- Treinamento de funcionários

Oferecer treinamentos regulares para os funcionários é uma maneira eficaz de garantir que todos estejam alinhados com os processos da clínica e atualizados com as melhores práticas do mercado.

Investir na capacitação da equipe contribui para a qualidade dos serviços prestados e para a satisfação dos clientes, assim como na satisfação e retenção dos próprios funcionários.

9- Legislação

Estar em conformidade com a Legislação vigente é fundamental para evitar problemas legais e garantir a segurança dos animais atendidos na clínica. Manter-se atualizado sobre as normas e regulamentações do setor veterinário é essencial para uma gestão eficiente e responsável. 

Por isso, você deve consultar o Conselho Federal de Medicina Veterinária (CFMV) e a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), além do Conselho Regional de Medicina do Estado.

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10- Equipamentos veterinários

Por último, você deve investir em equipamentos veterinários de qualidade para garantir o bom funcionamento da clínica e a prestação de serviços, assegurando o bem-estar dos animais.

Antes de comprar um material, você deve pesquisar sobre a tecnologia, a garantia e a eficiência dos equipamentos, assim como o suporte pela fabricante.

Além disso, é fundamental manter os equipamentos em bom estado de funcionamento, realizando manutenções periódicas e seguindo as recomendações de cuidados e higienização.

Isso evita falhas nos equipamentos e garante a segurança dos pacientes e dos profissionais, assim como sua durabilidade.

Leia mais sobre Como fazer a higienização e manutenção dos equipamentos veterinários?

Ao investir em equipamentos veterinários de alta qualidade, sua clínica pode oferecer atendimentos mais eficientes e garantir o sucesso do seu negócio.

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